Gestao de documentos e registros: principios e organizacao
A gestao de documentos e registros representa uma das areas fundamentais para o funcionamento ordenado de qualquer organizacao. Independentemente do porte ou do segmento de atuacao, toda instituicao produz e recebe documentos que precisam ser classificados, armazenados e recuperados de maneira eficiente. A ausencia de um sistema estruturado de gestao documental resulta em perda de tempo, retrabalho e dificuldade na localizacao de informacoes relevantes.
A pratica de organizar documentos de forma sistematica nao e recente. Ao longo de quatro decadas de evolucao nos metodos de arquivamento, as organizacoes passaram de sistemas exclusivamente fisicos para modelos hibridos e digitais. Esse conhecimento foi construido ao longo de geracoes de profissionais que, cada um a seu modo, contribuiu para o aprimoramento das tecnicas de classificacao e preservacao.
Principios da gestao documental
A gestao de documentos se fundamenta em principios que orientam o tratamento das informacoes desde a sua criacao ate o seu descarte ou preservacao permanente. Entre os principios mais relevantes, destacam-se a procedencia, a organicidade, a unicidade e a integridade. Cada um desses principios estabelece criterios para que os documentos sejam mantidos de forma confiavel e acessivel.
O principio da procedencia determina que os documentos produzidos por uma unidade organizacional devem ser mantidos agrupados segundo sua origem, sem mistura com documentos de outras origens. Esse criterio evita a descontextualizacao dos registros e facilita a compreensao do fluxo de trabalho que os gerou. A organizacao dos documentos segundo esse principio garante que o historico de cada area permaneca integro e rastreavel.
Classificacao e arquivamento
A classificacao de documentos envolve a atribuicao de codigos, categorias e descritores que permitam a identificacao e a recuperacao rapida de cada registro. Um plano de classificacao bem elaborado considera a natureza do documento, a area que o produziu, o assunto tratado e o prazo de retencao aplicavel.
O arquivamento, por sua vez, e o ato de guardar o documento no local definido pelo plano de classificacao. Em ambientes fisicos, isso envolve a alocacao em pastas, caixas e estantes identificadas. Em ambientes digitais, envolve o armazenamento em diretorios estruturados com nomenclatura padronizada. Em ambas as situacoes, a consistencia e a padronizacao sao essenciais para que qualquer membro da equipe consiga localizar o documento necessario, colocando a informacao na mao de quem precisa, seja durante o dia ou em horarios alternativos.
Tabela de temporalidade
A tabela de temporalidade e o instrumento que define por quanto tempo cada tipo de documento deve ser mantido e qual sera sua destinacao final. Documentos fiscais, por exemplo, possuem prazos de retencao definidos pela legislacao tributaria. Documentos contratuais podem ter prazos vinculados a vigencia do contrato acrescida de periodo adicional para eventuais demandas. A elaboracao da tabela de temporalidade exige conhecimento das obrigacoes legais e regulatorias aplicaveis a cada tipo de registro.
A Fresh Crest oferece suporte a organizacoes que desejam estruturar ou revisar seus processos de gestao documental. Para conhecer os servicos disponÃveis, acesse a pagina inicial ou entre em contato pela pagina de contato.